Remote arbeiten in den USA mit ESTA: Was ist erlaubt?

Mit ESTA oder einem B-1/B-2-Visum dürfen Sie in den USA geschäftliche Termine wahrnehmen, also Meetings, Verhandlungen, Konferenzen und kurze Schulungen, aber nicht arbeiten. Remote arbeiten in den USA mit ESTA für Ihren deutschen Arbeitgeber ist weder ausdrücklich erlaubt noch ausdrücklich verboten: Die US-Behörden haben dazu keine eigene Regel veröffentlicht (Stand November 2026). Gelegentliches Lesen von E-Mails im Urlaub gilt als geringes Risiko, ein regulärer Arbeitsalltag über Wochen vom US-Boden aus dagegen als hohes. Ein Visum für digitale Nomaden gibt es in den USA nicht.

Dieser Ratgeber trennt, was offizielle Stellen erlauben, was sie verbieten und was ungeregelt bleibt. Außerdem geht es um Steuern, Sozialversicherung, Datenschutz und um die Frage, welches Visum Sie brauchen, wenn Sie wirklich in den USA arbeiten wollen. Grundlagen zur Geschäftsreise finden Sie im Leitfaden Geschäftsreise USA, die Visumkategorie selbst erklären die B-1/B-2-Grundlagen.

Was ist mit ESTA und B-1 ausdrücklich erlaubt?

Maßgeblich ist das Foreign Affairs Manual (FAM) des US-Außenministeriums, die interne Dienstanweisung für Konsularbeamte. Nach 9 FAM 402.2-5(B) gelten Sie als Geschäftsbesucher (B-1), wenn Sie in die USA reisen, um:

• Geschäfte abzuwickeln, die keine Erwerbstätigkeit in den USA sind, etwa als Händler Bestellungen für im Ausland hergestellte Waren aufzunehmen,
• Verträge zu verhandeln,
• sich mit Geschäftspartnern zu beraten,
• an Gerichtsverfahren teilzunehmen,
• wissenschaftliche, berufliche oder geschäftliche Kongresse, Konferenzen und Seminare zu besuchen,
• unabhängig zu forschen.

Die US-Einwanderungsbehörde USCIS nennt zusätzlich die Teilnahme an kurzen Schulungen und die Regelung eines Nachlasses. Wichtig für ESTA-Reisende: Laut einem aktuellen Merkblatt (Fact Sheet) des US-Außenministeriums zu B-1-Geschäftsreisen erlaubt die Einreise mit ESTA dieselben Tätigkeiten wie ein B-1-Visum. ESTA ist also kein „kleineres“ Geschäftsvisum, sondern deckt denselben Rahmen ab, nur begrenzt auf 90 Tage je Einreise.

Auch beim Geld zieht das FAM eine klare Linie (9 FAM 402.2-5(F)(1)): Ein Geschäftsbesucher darf kein Gehalt aus einer US-Quelle für seine Tätigkeit in den USA erhalten. Ein US-Partner darf aber Reisekosten erstatten oder eine Aufwandspauschale zahlen, solange sie die tatsächlichen, angemessenen Kosten für Anreise, Unterkunft, Verpflegung und ähnliche Grundbedürfnisse nicht übersteigt. Ihr Gehalt läuft also weiter über den deutschen Arbeitgeber.

Daneben kennt das FAM einige eng gefasste Sonderfälle. Wer zum Beispiel eine im Ausland gekaufte Maschine beim US-Kunden installiert oder wartet, kann als B-1 gelten, wenn der Kaufvertrag genau diese Leistung vorsieht, Sie das nötige Spezialwissen mitbringen und kein Geld aus den USA erhalten; Bauarbeiten sind davon ausgenommen (9 FAM 402.2-5(E)(1)). Neu ist eine Regel für spezialisierte Trainer, die US-Beschäftigte an Anlagen aus dem Ausland schulen; solche Visa werden ausdrücklich als „B-1 SPECIALIZED TRAINER“ gekennzeichnet. Für diese Sonderfälle ist ein Visum mit sorgfältig dokumentiertem Antrag der sicherere Weg als ESTA.

Was ist mit ESTA und B-1 ausdrücklich verboten?

Auf seiner Seite zum Besuchervisum nennt das US-Außenministerium Beschäftigung (Employment) ausdrücklich als Tätigkeit, die mit einem Besuchervisum nicht erlaubt ist, ebenso ein Studium und bezahlte Auftritte. Das Merkblatt zum B-1 ergänzt: Geschäftliche Tätigkeit im Sinne des B-1 umfasst keine gelernte oder ungelernte Arbeit („skilled or unskilled labor“); wer in den USA eine Beschäftigung aufnehmen will, bekommt kein B-1.

Konkret heißt das: verboten sind

• eine Anstellung bei einem US-Arbeitgeber,
• Gehalt oder Honorar aus einer US-Quelle für Ihre Arbeit in den USA,
• produktive, praktische Arbeit, etwa in der Fertigung, auf Baustellen oder als Arbeitskraft im Tagesgeschäft einer US-Firma,
• Bauarbeiten auf einer Baustelle oder in einem Werk, auch wenn Sie dafür weiter aus Deutschland bezahlt werden; erlaubt ist nur, solche Arbeiten zu beaufsichtigen oder Personal dafür anzuleiten.

Wie ernst CBP das nimmt, zeigt schon der ESTA-Antrag. Frage 6 lautet sinngemäß: „Suchen Sie derzeit eine Beschäftigung in den USA, oder waren Sie früher ohne vorherige Erlaubnis der US-Regierung in den USA beschäftigt?“ Wer hier mit Ja antworten müsste, ist für ESTA in der Regel nicht geeignet. Außerdem verzichten Sie mit jedem ESTA-Antrag auf das Recht, eine Entscheidung des Grenzbeamten über Ihre Einreise anzufechten. Einen Status-Wechsel oder eine Verlängerung im Land gibt es mit ESTA nicht.

Darf ich mit ESTA remote für meinen deutschen Arbeitgeber arbeiten?

Hier beginnt der Graubereich. Viele Reisende fragen sich, ob eine Workation in den USA oder ein paar Wochen Homeoffice in den USA bei Verwandten möglich sind, solange das Gehalt weiter aus Deutschland kommt. Eine eindeutige amtliche Antwort gibt es darauf nicht.

Was offizielle Stellen dazu sagen und was nicht

• Gesagt wird: Beschäftigung ist mit Besuchervisum und ESTA nicht erlaubt, B-1 umfasst keine gelernte oder ungelernte Arbeit, und Gehalt aus US-Quellen ist tabu (US-Außenministerium, 9 FAM 402.2).
• Gesagt wird auch: Wer eine geschäftliche Tätigkeit plant, die das Merkblatt nicht klar abdeckt, soll ein passenderes Visum beantragen, etwa ein Arbeitsvisum auf Grundlage einer Petition.
• Nicht gesagt wird: ob Arbeit am Laptop für einen ausländischen Arbeitgeber, die keinen US-Markt berührt, als „Beschäftigung“ in den USA zählt. Weder das FAM noch die Seiten von CBP und USCIS enthalten dazu eine ausdrückliche Regel (Stand November 2026). Es gibt auch keine Mindest- oder Höchstzahl an Stunden.

Weil die Behörden schweigen, entscheidet der Grenzbeamte nach dem Gesamtbild: Ist der Hauptzweck der Reise wirklich Urlaub, Familienbesuch oder ein Geschäftstermin? Oder verlegen Sie nur Ihren Arbeitsplatz für einige Wochen in die USA?

Von der E-Mail bis zum Vollzeit-Homeoffice: eine Risikoabstufung

Die folgende Abstufung ist keine amtliche Regel, sondern eine Orientierung, die aus der Logik der genannten Vorschriften folgt:

• Geringes Risiko: Sie machen Urlaub und schauen gelegentlich in Ihre E-Mails, beantworten eine dringende Rückfrage oder nehmen an einem kurzen Telefonat teil. Der Reisezweck bleibt eindeutig Urlaub.
• Mittleres Risiko: Sie sind während des Urlaubs feste Zeiten erreichbar oder arbeiten an einzelnen Tagen einige Stunden. Je regelmäßiger das wird, desto weniger passt es zum Bild eines Urlaubs.
• Hohes Risiko: Sie arbeiten über Wochen einen regulären Arbeitstag für Ihren Arbeitgeber, nur eben vom Ferienhaus in Florida aus. Die Reise dient dann vor allem der Arbeit, und genau dafür ist ESTA nicht gedacht.
• Klar unzulässig: Sie übernehmen Aufträge für US-Kunden, arbeiten im US-Büro Ihrer Firma mit oder werden von einer US-Stelle bezahlt.

Wichtig: Entscheidend ist nicht, wer Ihr Gehalt zahlt, sondern was Sie in den USA tatsächlich tun und warum Sie reisen. Wer eine längere Workation plant, sollte das vorher prüfen lassen, statt am Schalter zu improvisieren.

Hinzu kommt die Dauer: Mit ESTA dürfen Sie höchstens 90 Tage je Einreise bleiben, ohne Verlängerung. Wer in kurzer Folge immer wieder fast 90 Tage in den USA verbringt, wirkt schnell so, als lebe er dort. Was gilt, wenn Sie länger bleiben möchten, erklärt der Beitrag Aufenthalt in den USA verlängern.

Gibt es ein Digital-Nomad-Visum für die USA?

Nein. Anders als zahlreiche andere Länder bieten die USA kein Visum für digitale Nomaden oder für Remote-Arbeit für einen ausländischen Arbeitgeber an (Stand November 2026). Das US-Visumsystem unterscheidet Besuchervisa, Studien- und Austauschvisa, Vertrags- und Investorenvisa sowie Arbeitsvisa, die meist eine Petition eines US-Arbeitgebers voraussetzen. Eine Kategorie „Arbeiten von überall“ gibt es nicht.

Mit ESTA oder B-2 bleibt es beim Rahmen eines Besuchs; eine echte Tätigkeit in den USA braucht ein Arbeits- oder Investorenvisum. Welche Kategorien es gibt, zeigt die Übersicht Visa-Kategorien.

Tabelle: Welche Tätigkeit ist mit ESTA oder B-1 erlaubt?

Die Tabelle ersetzt keine Einzelfallprüfung. Je näher Ihr Vorhaben an der unteren Hälfte liegt, desto eher brauchen Sie ein anderes Visum. Unser Visa-Check gibt Ihnen eine erste Einschätzung.

Wie verhalte ich mich bei der Einreisekontrolle?

An der Grenze prüft ein Beamter der US-Grenzschutzbehörde CBP, ob Ihr Reisezweck zu ESTA oder Visum passt. ESTA und Visum sind keine Einreisegarantie. Das Auswärtige Amt warnt in seinen Reise- und Sicherheitshinweisen: Falsche Angaben zum Reisezweck können bei der Einreise zu Festnahme, Abschiebehaft und Abschiebung führen, und gegen die Entscheidung des Grenzbeamten gibt es keinen Rechtsbehelf.

Reisezweck: Urlaub oder Arbeit?

Antworten Sie immer wahrheitsgemäß und so konkret wie möglich. Wenn Sie Urlaub machen und den Laptop dabeihaben, um gelegentlich erreichbar zu sein, ist „Urlaub“ die richtige Antwort; auf Nachfrage können Sie das ehrlich erklären. Wenn Sie zu einer Konferenz oder zu Vertragsgesprächen reisen, nennen Sie genau das, und nicht „Urlaub“, nur weil es einfacher klingt. Das Wort „Arbeit“ ohne Erklärung führt dagegen leicht zu Nachfragen, weil es nach Beschäftigung klingt. Sagen Sie also lieber „Ich nehme an Meetings mit Kunden teil“ als „Ich arbeite hier“.

Unterlagen

Halten Sie Belege im Handgepäck bereit: Rück- oder Weiterflug, Unterkunft, bei Geschäftsreisen eine Einladung oder Agenda und eine Bestätigung des deutschen Arbeitgebers, dass Ihr Gehalt weiter in Deutschland gezahlt wird. Was die Kontrolle sonst noch umfasst, erklärt der Beitrag USA-Einreise, Zoll und CBP.

Geräte

CBP darf bei der Einreise Smartphones, Laptops und andere Geräte durchsuchen. Seit 1. Januar 2026 gilt dafür die CBP-Direktive 3340-049B. Sie unterscheidet eine einfache Durchsuchung, also eine manuelle Sichtung, und eine erweiterte Durchsuchung, bei der Daten mit externer Technik kopiert oder ausgewertet werden. Die Direktive erfasst ausdrücklich auch USB-Sticks, SIM-Karten und Smartwatches. Sie müssen Geräte auf Verlangen zugänglich machen und gegebenenfalls entsperren; Geräte können für eine angemessene Zeit einbehalten werden. Gemessen an allen Einreisen betrifft das nur einen sehr kleinen Teil der Reisenden.

Für Remote-Arbeiter heißt das: Ihre Angaben am Schalter sollten zu dem passen, was auf Ihren Geräten steht. Wer „zwei Wochen Urlaub“ sagt, während im Kalender drei Monate „Arbeit aus Miami“ eingetragen sind, hat ein Glaubwürdigkeitsproblem.

Steuern: Was regelt das Doppelbesteuerungsabkommen?

Das Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen Deutschland und den USA regelt in Artikel 15, wo Arbeitslohn versteuert wird. Grundsatz: Arbeitslohn wird im Wohnsitzstaat besteuert, es sei denn, die Arbeit wird im anderen Staat ausgeübt. Arbeiten Sie körperlich in den USA, dürfen die USA diesen Lohn grundsätzlich besteuern, auch wenn er aus Deutschland kommt.

Davon macht Artikel 15 Absatz 2 eine Ausnahme, die sogenannte 183-Tage-Regel. Der Lohn bleibt nur in Deutschland steuerpflichtig, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:

• Sie halten sich im betreffenden Kalenderjahr insgesamt höchstens 183 Tage in den USA auf,
• der Lohn wird von einem Arbeitgeber gezahlt, der nicht in den USA ansässig ist,
• der Lohn wird nicht von einer Betriebsstätte getragen, die Ihr Arbeitgeber in den USA hat.

Beachten Sie zwei Punkte. Erstens zählt beim DBA mit den USA das Kalenderjahr, nicht ein beliebiger Zwölfmonatszeitraum. Zweitens gilt das Abkommen auf US-Seite nur für die Einkommensteuer des Bundes (Artikel 2), nicht für die Steuern der einzelnen Bundesstaaten. Ob ein Bundesstaat eigene Ansprüche erhebt, ist eine Frage für Ihre Steuerberatung.

Betriebsstätten-Risiko für den Arbeitgeber

Für Ihren Arbeitgeber kann eine längere Remote-Tätigkeit ein eigenes Risiko auslösen. Nach Artikel 5 des DBA ist eine Betriebsstätte eine feste Geschäftseinrichtung, über die ein Unternehmen ganz oder teilweise tätig wird. Eine Betriebsstätte entsteht außerdem, wenn eine Person in den USA für das Unternehmen gewöhnlich Verträge in dessen Namen abschließt. Wer also aus den USA heraus regelmäßig Verträge mit Kunden zeichnet, kann im ungünstigen Fall eine US-Betriebsstätte des deutschen Arbeitgebers begründen, mit Steuerpflichten für das Unternehmen in den USA. Ob ein Ferienhaus oder Coworking-Platz als feste Geschäftseinrichtung zählt, hängt vom Einzelfall ab; eine Workation gehört deshalb vorab auf den Tisch der Steuerabteilung.

Sozialversicherung: Abkommen und Entsendebescheinigung

Für die Sozialversicherung gilt das Abkommen über Soziale Sicherheit zwischen Deutschland und den USA, in Kraft seit 1. Dezember 1979. Zuständige Stelle in Deutschland ist die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA). Das Abkommen erfasst auf deutscher Seite nur die Rentenversicherung (einschließlich knappschaftlicher Rentenversicherung und Alterssicherung der Landwirte), auf US-Seite die Social Security und den Krankenhausteil von Medicare (Part A).

Arbeiten Sie vorübergehend in den USA, bleibt es bei den deutschen Vorschriften, wenn eine Entsendung vorliegt. Laut DVKA ist das der Fall, wenn Sie gewöhnlich in Deutschland beschäftigt sind, im Rahmen dieses Arbeitsverhältnisses im Voraus befristet in die USA geschickt werden und dort für Ihren Arbeitgeber arbeiten. Die Höchstdauer beträgt fünf Jahre. Bemerkenswert: Die DVKA stellt ausdrücklich klar, dass auch Homeoffice oder mobile Arbeit im anderen Staat auf Wunsch der beschäftigten Person eine Entsendung sein kann, wenn der Arbeitgeber zustimmt, die Arbeit entgegennimmt und das Gehalt weiterzahlt.

Als Nachweis dient die Bescheinigung D/USA 101 („Anwendung der deutschen Rechtsvorschriften“). Ihr Arbeitgeber beantragt sie elektronisch bei der Krankenkasse, an die er die Rentenbeiträge abführt, oder bei der DVKA, wenn keine Rentenbeiträge an eine Krankenkasse gehen. Ob Sie in den übrigen Zweigen wie Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung in Deutschland versichert bleiben, richtet sich nach den Regeln zur Ausstrahlung in § 4 SGB IV.

Hinweis zur Krankenversicherung: Sind Sie gesetzlich versichert und vorübergehend in den USA beschäftigt, muss nach Angaben der DVKA zunächst Ihr Arbeitgeber die Leistungen im Krankheitsfall übernehmen; die Krankenkasse erstattet ihm höchstens die deutschen Vertragssätze. Die tatsächlichen US-Kosten liegen meist weit darüber. Eine private Auslandskrankenversicherung bleibt daher unverzichtbar, siehe Krankenversicherung für die USA.

Wichtig: Die Entsendebescheinigung regelt nur die Sozialversicherung. Sie ist keine Arbeitserlaubnis und ändert nichts an den Grenzen von ESTA oder B-1.

Arbeitgeber, Datenschutz und IT-Sicherheit

Arbeiten aus dem Ausland ist kein Recht, das Sie einseitig ausüben können. Klären Sie eine Workation schriftlich mit Ihrem Arbeitgeber, denn er trägt die steuerlichen, sozialversicherungs- und datenschutzrechtlichen Folgen mit. Viele Unternehmen haben dafür eigene Richtlinien.

Beim Datenschutz bleibt Ihr Arbeitgeber verantwortlich, auch wenn Sie aus den USA auf Kunden- oder Personaldaten zugreifen. Manche Kundenverträge verbieten den Zugriff von außerhalb der EU ausdrücklich. Für die IT-Sicherheit gilt:

• nur über das Firmen-VPN arbeiten, nicht ungeschützt im Hotel- oder Café-WLAN,
• Geräte verschlüsseln und so wenig vertrauliche Daten wie möglich lokal speichern,
• Zwei-Faktor-Anmeldung so einrichten, dass sie auch ohne deutsche SIM funktioniert,
• mit der IT klären, ob ein eigenes Reisegerät sinnvoll ist, weil CBP Geräte durchsuchen darf.

Wie Sie unterwegs zuverlässig online bleiben, erklärt der Ratgeber Handy und Internet in den USA. Weitere Reisetipps finden Sie in Tipps für die erste USA-Reise.

Welche Visa passen, wenn Sie wirklich in den USA arbeiten wollen?

Wer regelmäßig oder länger in den USA tätig sein will, braucht ein Visum, das genau dafür gedacht ist. Die wichtigsten Wege für Beschäftigte deutscher Unternehmen:

• L-1 (Intracompany Transferee): für Führungskräfte, Manager (L-1A) und Fachkräfte mit Spezialwissen (L-1B), die innerhalb eines Konzerns zu einer US-Gesellschaft wechseln. Voraussetzung sind eine verbundene Gesellschaft in den USA und eine vorherige Beschäftigung im Unternehmen im Ausland; den Antrag stellt das US-Unternehmen bei USCIS.
• E-2 (Treaty Investor): Deutschland hat mit den USA einen Handelsvertrag, der dieses Visum ermöglicht. Es setzt eine erhebliche Investition in ein US-Unternehmen voraus und gilt auch für Beschäftigte derselben Staatsangehörigkeit, die dort in leitender oder wesentlicher Funktion arbeiten.
• H-1B (Specialty Occupation): für Berufe, die einen Hochschulabschluss erfordern. Ein US-Arbeitgeber muss die Petition stellen, es gibt eine jährliche Obergrenze mit Registrierungs- und Auswahlverfahren. Für kurzfristige Pläne eignet er sich kaum.

Wir unterstützen Sie bei Visumanträgen, etwa beim E-2 oder beim B-1/B-2, und klären in einer individuellen Beratung, welcher Weg zu Ihrem Vorhaben passt. Einen Überblick über alle Pakete finden Sie unter Leistungen.

Checkliste vor der Reise mit Laptop

1. Reisezweck festlegen: Ist die Reise im Kern Urlaub, Geschäftstermin oder Arbeit? Nur die ersten beiden passen zu ESTA und B-1.
2. Umfang ehrlich einschätzen: gelegentliche E-Mails oder regulärer Arbeitstag? Bei Letzterem vorab Beratung einholen.
3. Arbeitgeber einbinden: Zustimmung schriftlich einholen, Firmenrichtlinie prüfen.
4. Steuer klären: 183-Tage-Regel im Kalenderjahr im Blick behalten, Betriebsstätten-Risiko mit der Steuerabteilung besprechen.
5. Sozialversicherung klären: bei echter Tätigkeit in den USA die Bescheinigung D/USA 101 beantragen lassen.
6. Krankenversicherung abschließen: Auslandsschutz mit hoher Deckung, auch für Arbeitsaufenthalte.
7. IT vorbereiten: VPN, Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Anmeldung, möglichst wenige Daten auf dem Gerät.
8. Unterlagen ins Handgepäck: Rückflug, Unterkunft, bei Geschäftsreisen Einladung und Arbeitgeberbestätigung.
9. An der Grenze wahrheitsgemäß antworten: konkret, ruhig und passend zu Ihren Unterlagen.

Dieser Artikel ist eine unverbindliche Orientierung und keine Rechts- oder Steuerberatung. Über Einreise und Aufenthalt entscheiden allein die US-Behörden. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Vorhaben noch zu ESTA passt, beginnen Sie mit dem Visa-Check.