Im Kundenportal arbeiten Ihre Reisenden, HR-Kontakte und Travel Leads mit Ihrem persönlichen Berater an jedem Antrag: Aufgaben, Fragebögen, Dokumente, Termine und Nachrichten. Jederzeit abrufbar, auch auf dem Smartphone.
Den Auftrag erteilen Sie wie gewohnt persönlich. Ihr Berater legt die Fälle an und lädt alle Beteiligten ins Kundenportal ein. Ab dann läuft die Zusammenarbeit an einem Ort, statt über E-Mail-Ketten und Telefonate.
Drei Rollen, klar getrennt. Jede Person sieht genau das, was sie für ihre Aufgabe braucht.
Erteilt den Auftrag und koordiniert im Unternehmen die Anträge mehrerer Reisender.
Die reisende Person. Sie bearbeitet ihren eigenen Antrag im Kundenportal.
Führt den Fall fachlich und ist Ihr fester Ansprechpartner, vom Auftrag bis zum Termin.
So läuft ein Visa-Antrag mit dem Kundenportal ab. Klicken Sie sich durch die sechs Schritte.
Sie beauftragen uns wie gewohnt per E-Mail, Telefon oder im persönlichen Gespräch, ob als HR-Abteilung, als Travel Lead oder als reisende Person selbst. Gemeinsam klären wir, welches Visum passt und wer am Antrag beteiligt ist.
Tipp für Firmenkunden: Planen Sie eine Entsendung oder ein Investorenvisum, etwa L-1 oder E-2? Dann besprechen wir zuerst Voraussetzungen und Zeitplan.
Ihr Berater legt für jede reisende Person einen eigenen Fall an, mit allen Schritten, die für dieses Visum nötig sind. Dann lädt er die Beteiligten ein: die Reisenden und auf Wunsch HR-Kontakte und Travel Leads. Jede Person erhält eine persönliche E-Mail und legt ihr eigenes Passwort fest.
Tipp für Firmenkunden: Nennen Sie uns einfach die Personen, die im Unternehmen den Überblick behalten sollen. Wir laden sie als Travel Lead zu den passenden Fällen ein.
Nach der ersten Anmeldung sehen Reisende sofort, wo sie stehen: Fortschritt, die nächste Aufgabe, den nächsten Termin und ihren persönlichen Ansprechpartner. Travel Leads sehen in ihrem eigenen Portal alle betreuten Fälle in einer Liste.
Die Aufgabenliste führt durch den Antrag: Angaben bestätigen, Einwilligungen geben, Dateien hochladen und mehrseitige Fragebögen ausfüllen, etwa für den Online-Antrag DS-160. Entwürfe speichert das Portal automatisch, so lässt sich jederzeit unterbrechen und später weitermachen.
Tipp für Firmenkunden: Schritte für das Unternehmen, etwa eine Arbeitgeberbestätigung, liegen direkt beim Travel Lead. So weiß jede Seite, was sie beisteuern muss.
Unterlagen landen nicht mehr im Postfach, sondern direkt im Fall: per Drag-and-drop am Computer oder mit der Handykamera. Getrennte Ordner für Reisende und Travel Lead sorgen dafür, dass jede Person nur sieht, was für sie bestimmt ist.
Fragen klären Sie direkt am Fall, in Unterhaltungen nach Themen mit frei wählbaren Beteiligten. Das Portal meldet, wenn Sie an der Reihe sind, und fasst E-Mails zu einem Fall zusammen. Konsulatstermine stehen mit Datum, Uhrzeit und Adresse bereit.
Tipp für Firmenkunden: Wie oft E-Mails kommen, stellt jede Person im eigenen Profil ein. Mehrere Neuigkeiten zu einem Fall fasst das Portal in einer E-Mail zusammen.
Sie beauftragen uns wie gewohnt per E-Mail, Telefon oder im persönlichen Gespräch, ob als HR-Abteilung, als Travel Lead oder als reisende Person selbst. Gemeinsam klären wir, welches Visum passt und wer am Antrag beteiligt ist.
Tipp für Firmenkunden: Planen Sie eine Entsendung oder ein Investorenvisum, etwa L-1 oder E-2? Dann besprechen wir zuerst Voraussetzungen und Zeitplan.
Bildschirmdarstellungen vereinfacht. Namen, Firma und Daten sind Beispiele.
Kontakt aufnehmenDas Kundenportal nimmt allen Beteiligten Arbeit ab: den Reisenden, Ihrem HR-Team und uns. Besonders dann, wenn mehrere Kolleginnen und Kollegen gleichzeitig reisen.
Keine Mail-Ketten und keine Nachfragen am Telefon. Jede Person sieht sofort, was als Nächstes zu tun ist.
Fortschritt, offene Schritte und Termine jedes Falls live, für Reisende, HR und Travel Leads gleichermaßen.
Pässe und Verträge landen nicht im Postfach, sondern in geschützten Ordnern mit Datenhaltung in Frankfurt.
Ihr fester Berater führt den Fall und ist per Nachricht direkt am Fall erreichbar.
Was früher über viele Kanäle lief, ist jetzt an einem Ort gebündelt.
Im Kundenportal läuft alles zusammen: Aufgaben, Fragebögen, Dokumente, Termine und Nachrichten. Wählen Sie Ihre Perspektive.
Die Startseite „Mein Antrag“ zeigt Reisenden auf einen Blick, wo sie stehen und was als Nächstes zu tun ist.
Checklisten, Einwilligungen und mehrseitige Fragebögen, etwa für den DS-160. Entwürfe werden automatisch gespeichert.
Per Drag-and-drop: PDF, Fotos oder Office-Dateien bis 25 MB, sicher im Ordner Ihres Falls abgelegt.
Unterhaltungen nach Themen mit Ihrem Berater. Neue Nachrichten erscheinen sofort, auch mit Bildanhängen.
Das Portal meldet neue Nachrichten, Dokumente und wenn Sie an der Reihe sind, auf Wunsch zusätzlich per E-Mail.
Die Oberfläche lässt sich per Klick umstellen, ideal für internationale Teams.
Eine Anleitung in einfacher Sprache und ein Ticket-System für Ihre Fragen.
Das Travel-Lead-Portal bündelt die Fälle, die Sie im Unternehmen betreuen. Ohne Excel-Listen und ohne Nachfragen per Telefon.
Viele Reisende? Filtern Sie die Liste nach zuständigem Berater oder Visatyp.
Die Aufgaben eines Falls als druckfertige A4-Checkliste, auf Wunsch nur mit den Travel-Lead-Schritten.
Themen mit frei wählbaren Empfängern: Reisende, Berater und Travel Lead an einem Tisch.
Firmenunterlagen wie Einladungsschreiben oder Arbeitgeberbestätigungen legen Sie im Travel-Lead-Ordner des Falls ab.
Aufgaben und Fragebögen für Ihre Reisenden erledigen, zum Beispiel bei Auszubildenden oder Gruppen.
Terminübersicht und Reisenden-Status inklusive Ablaufdaten der Visa, zum Weiterverarbeiten exportierbar.
Auf dem Smartphone öffnet sich für Applicants automatisch eine mobile Ansicht. Sie lässt sich wie eine App auf dem Startbildschirm ablegen, ganz ohne Installation aus einem App-Store.
Schon eingeladen? Zum Kundenportal
Reisepässe, Arbeitsverträge, persönliche Angaben: Visa-Anträge enthalten vertrauliche Informationen. Entsprechend sorgfältig ist das Kundenportal aufgebaut.
Datenbank und Dokumentenablage liegen in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
Alle Daten laufen ausschließlich über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen.
Jede Person sieht nur die Fälle, an denen sie beteiligt ist. Das regelt die Datenbank selbst, nicht nur die Oberfläche.
Unterlagen liegen in privaten Speicherbereichen und sind nur über zeitlich begrenzte Links abrufbar.
Auf Wunsch schützt ein zweiter Faktor per Authenticator-App oder E-Mail-Code das Konto. Passwörter aus bekannten Datenlecks lehnt das Portal ab.
Jede Nacht entsteht eine verschlüsselte, automatisch geprüfte Sicherung aller Daten und Dokumente.
Ihre Frage ist nicht dabei? Sprechen Sie uns an, wir helfen gern weiter.
Kontakt aufnehmenWie gewohnt persönlich: per E-Mail, Telefon oder im Gespräch mit Ihrem Berater. Das kann die HR-Abteilung, ein Travel Lead oder die reisende Person selbst tun. Ihr Berater legt danach die Fälle an und lädt alle Beteiligten ins Kundenportal ein.
Nein. Das Kundenportal läuft im Browser, auf dem Smartphone lässt es sich wie eine App auf dem Startbildschirm ablegen. Fälle, Aufgaben und Zugänge richtet Ihr Berater ein.
Jede reisende Person erhält von uns eine persönliche Einladung per E-Mail, legt ein eigenes Passwort fest und sieht anschließend ihren Antrag mit allen Aufgaben.
Nennen Sie uns die gewünschten Personen. Wir laden sie als Travel Lead zu den passenden Fällen ein. Mit einem Login sehen sie alle Fälle, für die sie eingetragen sind.
Travel Leads sehen nur die Fälle, für die sie eingetragen sind: nächste Aufgaben, Fortschritt, Termine und gemeinsame Nachrichten. Den Dokumentenordner der Reisenden sehen sie nur, wenn das ausdrücklich freigegeben ist.
Ja, auf Wunsch schalten wir das frei, zum Beispiel für Auszubildende oder Gruppen. Dann kann der Travel Lead Aufgaben und Fragebögen stellvertretend ausfüllen.
Das Portal meldet neue Nachrichten, neue Dokumente und wenn ein eigener Schritt an der Reihe ist. Auf Wunsch kommt zusätzlich eine E-Mail, mehrere Neuigkeiten zu einem Fall werden zusammengefasst.
Ja. Applicants erhalten auf dem Smartphone automatisch eine mobile Ansicht. Dokumente lassen sich direkt mit der Kamera fotografieren und hochladen.
Ja. Die Oberfläche lässt sich jederzeit zwischen Deutsch und Englisch umstellen, ideal für internationale Teams.
Ja. Braucht ein laufender Fall eine Zusatzleistung, etwa eine Priority-Bearbeitung, sendet Ihnen Ihr Berater ein persönliches Angebot. Nach der Zahlung wird die Leistung direkt dem bestehenden Fall zugeordnet.
Datenbank und Dokumente liegen in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Der Zugriff ist über Rollen und Berechtigungen streng geregelt, jede Nacht entsteht eine verschlüsselte Sicherung.
Sprechen Sie uns an: Wir besprechen Ihren Bedarf, legen die ersten Fälle an und laden Ihre Reisenden, HR-Kontakte und Travel Leads ins Kundenportal ein.
Wichtig: Wir sind ein privater Dienstleister und keine Behörde. Entscheidungen über Visa und ESTA treffen ausschließlich die zuständigen US-Behörden. Eine Genehmigung kann niemand garantieren.
